Aktendigitalisierung Anbieter: Die Leistungen

Unter dem Begriff der Aktendigitalisierung versteht man, dass ausgedruckt vorliegende Dokumente in ein elektronisches Format überführt werden. Häufig handelt es sich dabei um das Einscannen der Dokumente durch einen Aktendigitalisierung Anbieter. Doch die Aktendigitalisierung umfasst noch viele weitere Leistungen.

Leistungen der Aktendigitalisierung Anbieter

Welche Leistungen Aktendigitalisierung Anbieter genau offerieren, ist natürlich unterschiedlich. Eine typische Leistung ist das Einscannen von Dokumenten und Dias. Viele Dienstleister bieten auch an, die erfassten Daten direkt zu indizieren und zu klassifizieren. Auch die Akten- und Datenvernichtung der eingescannten Unterlagen kann gewöhnlich direkt vom Aktendigitalisierung Anbieter erledigt oder zumindest organisiert werden. Auch die Einlagerung ist teilweise möglich.

In der Praxis ist es auch eine Aufgabe der Dienstleister, ein Konzept für den Datenzugriff zu erarbeiten. Bei kleineren Datenbeständen kommt es in Frage, dass die eingescannten Dokumente auf einem Datenträger gespeichert und an den Kunden übergeben werden. In der Praxis werden diese jedoch häufig auf einem zentralen Datenserver gespeichert. Auf diesen können die Mitarbeiter des Kunden über eine Softwareschnittstelle oder eine Weboberfläche zugreifen.

Technische Ausstattung der Aktendigitalisierung Anbieter

Beim Scannen von Dokumenten kann der Kunde je nach Ausstattung des Dienstleisters zwischen vielen Möglichkeiten wählen. So muss beispielsweise über das DIN-Format (z. B. DIN A4, DIN A3) gesprochen werden, denn nur wenige Aktendigitalisierung Anbieter verfügen über die notwendige technische Ausstattung, um besonders große Dokumente zu digitalisieren. Meist können die Dokumente entweder per Einzug oder einzeln gescannt werden. Die Einzelauflage bietet sich beispielsweise bei Dokumenten an, die sehr empfindlich sind und den Einzug nicht überleben würden. Bei Bedarf kann der Kunde zwischen einem Schwarz-Weiß-Scan und einem farbigen Scan wählen. Relevant ist auch das zu speichernde Dateiformat. Üblich sind PDF und TIFF, je nach Aktendigitalisierung Anbieter können aber auch weitere Dateiformate vereinbart werden. Wenn es sich um Schriftstücke handelt, kann auch eine OCR-Texterkennung durchgeführt werden, sodass im Text der Dokumente gesucht werden kann.

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